备忘录是说明某一问题事实经过的外交文件。备忘录写在普通纸上，不用机关用纸，不签名，不盖章。备忘录可以当面递交，可以作为独立的文件送出，也可作为外交照会的附件。使用好了备忘录，可以让你的工作更有效地展开。
很多人都有记备忘录的习惯，因为人都有遗忘的时候，为了不把一些事情忘了，特别是一些临时的事情，不需要长期记住但是到那个时候必须要的。有了一个备忘录，并且经常翻一翻，能有效地提醒自己。
一个高效的人都要有记录并且察看备忘录的习惯，把你要做的或者是现在正在做的，现在突然想到的东西都记录下来，定时去翻看一下，把已经解决了的事情划掉，把要用的想法或者其他的东西都很好地保存。
好多时候，我们都直接在日历上标记，作为一种时间的提醒，哪天有什么事情或者是已经发生了什么事情有短时间的意义存在。但是我们经常有这样的事情发生，同一天有很多的东西要记，日历上画的符号太多就不知道什么代表什么了，想要书写文字也写不下，因此，我们应该看看周围的人都用什么作为有效的备忘录。
一般来说，你的“每日备忘录”该是一些大信封、卷宗、档案夹、活动时间、抽屉或盒子，从1号到30号，或从1月到12月，加以编号。
备忘录的作用很多，首先来说，肯定是一种提醒作用了，你要做的事情，需要查找的资料等，都可以先在对应的时间上记录下来。
我认识学校的一个教授，他的项目很多，随着出去的时间就多了，很多时候都记不住有些会议要开，还因此遭到了一些不满的抗议。后来他听了建议，做了一个备忘录，把自己一些要开的讲座，要开的会都记录上，并且详细记录讲座或者会议的时间、地点、内容、要带的东西。这样之后，虽然他还是会忘记，但是有了翻看备忘录的习惯，就不会错过这些事情了。而且不会因为要记这些事情而花掉太多时间，在适当时候，你便知道你的约会、计划和文书工作，你也因用不着分心于其他事，而相当有效率。我们确信“每日备忘录”这种方法，能让你花最少的时间和精力去增进工作效率。你不妨试一两个月，看看它所带来的好处吧。
其次，备忘录可以让你看到自己事情的进度。如果长时间没有向前发展的趋势，也许还可以促使你产生一些强的动力来改变自己。例如你想要学习游泳，但是由于下不了决心，一直这个想法都只是想法而已，几个月下来了，备忘录上还留着当时的印记。这时你可能也会羞愧于自己的懒散，下定决心去做了。
每日备忘录里面还记载着你随时的想法，当你以后再去翻看的时候，就能作出新的明智判断。一般来说，人都会有冲动去购买或者直接做一件事情，而不进行仔细的思考。比如说，突然有一种想法，想要报考工程师，你不必要马上就去买书复习，而是可以把你现在的想法记录下来，到时间了再看看你的想法可行吗？经过了时间的考验，你再作出的决定就不会错了。
或者说，有人想听听你对某件事的看法和建议，此时你无需凭空臆测，只要通过你所看到的，表示出自己的想法就行了。隔天再把问题和答案记在“每日备忘录”——可能的话不要隔得太久。当你再看一次时，你便可以借机把原先的判断当成是别人的，而重新加以评估。这样做你将会惊异地发现，你做了多少愚蠢、仓促和肤浅的判断。
所以，“每日备忘录”真的是一个必不可少的东西，高效率的工作是离不开它的，精心做好备忘录也是一项工作。
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