需求规格说明书（经验分享:如何写好一份需求文档）

无论是互联网产品还是IT项目，所有这一切的开端都始于需求分析，一份好的需求文档往往是项目成功的先决条件，对一个IT产品经理或项目经理来说就显得尤为重要。如何才能写出一份让客户，开发人员都能读懂且满意的文档？

掌握需求分析的方法

需求分析的方法，是写好一份需求文档的内功；毛主席曾教导我们说“没有调查就没有发言权”，那么一份凭空臆想出来的需求文档，最后的结果也可想而知。需求分析也有各种方法，但终究起目的都是解决下面4个问题。

谁提出的想法？要解决什么问题？需要哪些业务来处理这个想法？这些业务是由什么信息支撑的？这些业务的支撑需要什么样的环境？

接下来，我会以“XXX校园安全平台的需求”为例，其原始的信息源如下，通过需求分析的方法来回答上面的问题。

XXX学校，希望对学生的出勤率，归寝情况进行统计；并希望使用信息化的手段，对学生的请假进行管理；而且学校了解到，现在的AI摄像机能进行人脸识别，希望能运用到新系统中，成为他们学校安全的一个亮点。

方法1：梳理出需求涉及的人员、组织机构及他们的诉求和职责

在围绕校园安全的需求中，大多数人都能分析出如下角色及职责：

但是这里他们犯了一个错误，混淆了客户与用户的概念。以上分析只是站在使用系统人的及（最终用户）角度来进行的，但是要知道最终付钱的（客户）还有想法的，所以上面的角色及职责应该还可以扩展成如下的表格才较完整。

上面只是通过原始信息源分析得到的，在通过不断需求访谈或挖掘中，你会发现的人员角色还在不断的扩展，这种就是通过人员与人员之间关联来的到的。所以最终的角色表大致如下：

组织机构图如下：

由上可见我们要避免如下错误：

不要混淆了用户和客户的概念，优先考虑客户，因为钱是他付的，想法是他提的；用户角色的梳理中，需要考虑到关联的人员是否也有可能在系统中；例如学生—家长，学生—保安

有了上面的角色，业务及业务流程就有了来源，我们就可以开始来回答第二个问题了。

方法2：找到支撑这些诉求及职责的业务或业务流程

什么是业务了？我的理解一般就是大家平常说的做事的流程或者做事的步骤。一般情况下我们可以根据用户的诉求就梳理出大致的业务及流程，再通过一对一的访谈就能达到你想要的业务。

根据上述的用户角色及诉求，我梳理了如下的业务。这里只做部分列举，不做详细说明。

学生出勤业务：学生上学通过AI摄像机进行到校，离校签到，系统记录相关数据。学生归寝业务：学生上学通过AI摄像机进行归寝，离寝签到，系统记录相关数据。学生请销假业务：学生在系统进行请假申请，提交到班主任处；学生凭借假条出入学校。

注意事项：由于信息化系统的引入，很多原有的业务流程需要再造。

例如在学生请销假业务由于AI摄像机和平板的引入其流程就会再造，再造后的流程如下：

学生在系统进行请假申请，提交到班主任处；或由班主任直接创建请假申请；通过后学生在非上下学时间离开时，AI摄像头识别到该学生后，会在门卫的PAD上显示该学生的请假信息，核实后允许其离校，离校时会将信息推送给家长。

考虑业务流程中的异常业务

大家分析业务时，都是正常流程很容易，但是一定要考虑其异常流程的处理，因为谁都没有一直顺的时候，例如下面这个异常业务。

学生归校异常业务：学生请假时间已过或未经请假就出校后归校，这个对于正常的请销假业务而言是个异常业务了。学生未按时归寝业务，这个也是归寝业务的异常业务。

复杂业务使用流程图更直观：有些业务比较复杂，这个时候使用业务流程图可以很清晰的表达出该业务，与客户沟通时可以取得事倍功半的效果。

找到支撑业务的数据信息

任何业务离开了数据信息，都是瞎说，所以发现业务背后的数据很重要，那么数据从何而来了？

收集客户日常流程使用到的单据：

角色日常工作我们经常会看到各种单据，具体到本文中，我们至少可以发现下面两种单据，学生的假条，访客进校的登记表，宿管查寝的登记表等。

跟踪客户的日常工作，找到他们用到的非正式表格

注意事项：原始表单并不能直接放入到需求中，需要加工成数据字典。

例如请假条：

我们要把他们转换成对应的数据字典或表格如下图所示：

梳理要实现以上业务的环境

按理说，完成了以上的业务梳理后我们对需求有了很深入的了解了，能写出较好的需求文档了。但是我们还要考虑实现这些的业务的软硬件环境，外部接口。就本例而言需要考虑如下的环境。

政策环境：

公安局对校园安装摄像头的要求教育局是否有对校园安全的政策文件等

系统运行的环境例如：

服务器是物理服务器还是云服务器；操作系统使用的是Linux还是，Windows的某个版本数据库需要使用Mysql Oracle Sqlserver的哪个版本物理服务器是否需要硬件防火墙，是否需要牵专线

外部接口：

罪犯的人脸头像库如何提供学籍信息，教师信息，年级班级信息如何提供

通过需求分析，其实我们已经掌握了很多的业务，流程，角色信息等，我们或多或少也使用了一些文档，例如需求访谈表，文档最终的目的是减少沟通的成本，确保能清晰的解释需求。

如果说需求分析方法是写好需求文档的内功，那么规范专业的文档目录及内容，则是写好需求文档的外功。再好的内功，只有使用恰当的外功才能发挥其效果。

需求文档

这里主要介绍三种需求文档的模版及其作用：

原始需求访谈表—记录用户最原始的需求文档；需求规格说明书—对现有业务整理或流程改造后的系统需求文档；需求清单及功能结构脑图—用于时间人力等资源进行估算成本计划。

1. 原始需求访谈表记录表

我们在与用户沟通交流时，每次都有必要做好需求的沟通记录。有了该文档，我们每次的需求访谈的效率和质量才会更高，而避免不必要的瞎扯，浪费大家时间。

需求的访谈记录的格式可包含如下要素：

2. 需求规格说明书

需求规格说明书是对原始需求进行加工后，可供开发使用的文档，所以需求规格说明书的需求是高于原始需求的，对原始需求中的某些内容进行了增删，确保按照新系统的方式进行的业务能满足用户的需求。

好的一份需求规格说明书会节省开发系统设计的大部分时间。需求规格说明书应包含如下结构：

3. 需求清单

需求清单是根据需求规格文档，按子系统，模块，功能进行分解后的功能清单；可以通过脑图进行分解展示，也可以通过Excle文档进行分类确定。

使用脑图便于分析和讲解：

使用Excle文档，方便统计和时间估计：

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